Lieferscheine digitalisieren statt abtippen
Beim Digitalisieren wird der Lieferschein als Foto oder PDF eingelesen und in Positionen zerlegt: Lieferant, Artikelnummer, Menge, Einzelpreis und MWST-Satz. Die Positionen werden dem bestehenden Produktkatalog zugeordnet, geänderte Einkaufspreise landen direkt am Rohstoff.
Was das Abtippen kostet
Ein mittlerer Betrieb bekommt rund 15 Belege pro Woche. Vier Minuten je Beleg für Erfassung und Kontrolle sind knapp gerechnet.
15 × 4 Minuten × 52 Wochen = 52 Stunden pro Jahr. Bei einem Vollkostensatz von CHF 35 für Büroarbeit sind das rund CHF 1'820, nur fürs Abtippen. Tippfehler, die später als falsche Wareneinsatzzahlen auffallen, sind da nicht eingerechnet.
Pfand ist keine Ware
Ein Lieferschein enthält mehr als Zutaten. Mehrweggebinde wie Ifco-Kisten und Flaschenpfand stehen als eigene Position mit eigenem Betrag.
Wird diese Zeile wie ein Wareneinkauf erfasst, treibt sie den Wareneinsatz nach oben, obwohl das Geld bei der Rückgabe zurückkommt. GastroExtraktor unterscheidet Ware, Pfand, Rabatt, Gebühr und Lieferkosten — nur echte Ware fliesst in den Wareneinsatz.
Was nach dem Scan passiert
Ein aktualisierter Einkaufspreis bleibt nicht stehen. GastroCost rechnet die betroffenen Rezepte sofort neu, GastroControl zeigt die Wirkung auf die Wareneinsatzquote des Betriebs.
Das ist der eigentliche Punkt: Der Scan spart nicht nur Tipparbeit, er schliesst die Lücke zwischen Einkauf und Kalkulation. Ausführlich in Schluss mit Lieferscheinen abtippen.
Häufige Fragen
Reicht ein Handyfoto oder braucht es einen Scanner?
Ein Foto genügt, solange die Positionszeilen lesbar sind. PDF-Rechnungen aus dem Lieferantenportal funktionieren ebenfalls und liefern in der Regel das sauberste Ergebnis.
Erkennt der Scan die Schweizer MWST-Sätze?
Ja, 8.1, 2.6 und 3.8 Prozent werden je Position übernommen. Auf einer Grossistenrechnung stehen oft mehrere Sätze nebeneinander, etwa 2.6 Prozent auf Lebensmittel und 8.1 Prozent auf Non-Food.
Was passiert bei einem Artikel, den es noch nicht gibt?
Er wird als Vorschlag angezeigt und du entscheidest, ob er als neuer Rohstoff angelegt wird. Bestehende Artikel werden über Lieferant und Artikelnummer erkannt und aktualisiert statt doppelt angelegt.
GastroExtraktor — 7 Tage gratis, danach monatlich kündbar. CHF 10 pro Monat oder CHF 110 pro Jahr.
Zur Übersicht auf gastroextraktor.ch · Preise und Abschluss · Anmelden
Die grossen Systeme fangen bei fünf Standorten an. Wir fangen bei einem an.